L’Invalsi e l’impegno delle segreterie scolastiche: con tabella scadenzario

Diventano serrati i ritmi per gli uffici di segreteria degli Istituti scolastici italiani del ciclo di base e non solo per quelli, naturalmente, in vista degli appuntamenti importanti relativi alle rilevazioni nazionali INVALSI. Scadenzari che si aggiornano, talvolta, mensilmente. Nella sezione “Rilevazioni Nazionali”, all’interno dell’Area riservata della segreteria scolastica, infatti, è disponibile, infatti, insieme ai moduli web per l’iscrizione alle “Rilevazioni Nazionali” anche lo scadenzario che qui, in allegato, proponiamo in una modalità di facile lettura e di veloce utilizzo. I moduli web relativi all’iscrizione alle Rilevazioni Nazionali sono disponibili soltanto se, nella sezione “Strumenti utente”, non risultano dati mancanti per i moduli “Istituto”, “Dirigente”, “Referente per la valutazione” ed “Edifici” e se per l’anno scolastico corrente sono stati inseriti i dati, o aggiornati quelli registrati negli anni scolastici precedenti, per il modulo “Aule di informatica”. Elementi che per la verità dovrebbero essere già stati aggiornati più di un mese fa, stante le prime scadenze e che, ancora una volta, non tutti gli istituti hanno fatto. Prima delle iscrizioni ai progetti nazionali e/o internazionali a cui partecipa l’istituto è sempre necessario accedere al modulo “Aule di informatica” per aggiornare le informazioni con i dati relativi all’anno scolastico corrente.

Modifica dati Utente

È possibile, annualmente, la modifica relativa ai dati della segreteria scolastica: il modulo “Modifica dati Utente” contiene due funzioni: 1. “Modifica Dati” consente alla segreteria scolastica di inserire i dati relativi all’incaricato di segreteria e ai recapiti (e-mail e telefono) dell’istituto o di verificarne la correttezza se precedentemente inseriti e, se necessario, di modificarli. 2. “Modifica Password” consente alla segreteria scolastica di modificare in qualsiasi momento la propria password di accesso al sito dell’INVALSI.

Istituto

Il modulo “Istituto” consente alla segreteria scolastica di inserire i dati relativi al nome e all’appellativo o di verificarne la correttezza se precedentemente inseriti e, se necessario, di modificarli.

Modulo web “Istituto”

Qualora i dati relativi all’appellativo non risultino modificabili attraverso il menu a tendina oppure l’informazione sulla gestione risulti errata è necessario indicare il tipo di aggiornamento da apportare allo staff INVALSI tramite il modulo “Domande e Risposte”.

Dirigente e Referente per la valutazione

I moduli “Dirigente” e “Referente per la valutazione” consentono alla segreteria scolastica di definire gli utenti che ricoprono questi due ruoli all’interno dell’istituto. Entrambi i moduli consentono alla segreteria scolastica di inserire i dati o di verificarne la correttezza se precedentemente inseriti e, se necessario, di modificarli.

Come procedere

Inserendo il codice fiscale nell’apposito campo, se l’utente è già presente nel database dell’INVALSI i campi successivi si compileranno automaticamente altrimenti dovranno essere inseriti. È necessario inserire un indirizzo di posta elettronica personale del Dirigente scolastico e del Referente per la valutazione. Se il Dirigente scolastico o il Referente per la valutazione sono già utenti del sito INVALSI e hanno convalidato i propri dati personali, le eventuali modifiche sui dati possono essere fatte solamente da loro stessi nella propria area riservata. In questo caso, quindi, la segreteria scolastica non può aggiornare i dati del Dirigente scolastico o del Referente per la valutazione ma solo procedere ad una sostituzione in caso ne siano stati nominati altri. Nel caso di inserimento di un codice fiscale o di un indirizzo email errato è possibile chiederne la rimozione tramite modulo web “Domande e Risposte” indicando: il codice fiscale errato e il codice fiscale corretto oppure l’indirizzo email errato e l’indirizzo email corretto, il nome e il cognome del Dirigente scolastico o del Referente per la valutazione. Al termine della procedura di correzione lo staff INVALSI risponderà attraverso il modulo web “Domande e Risposte”. Prima di salvare i dati del Dirigente scolastico o del Referente per la valutazione, la segreteria deve dichiarare, spuntando l’apposito spazio a fine pagina (Figura 6), di avere l’autorizzazione a fornire i dati personali ai fini del trattamento in ottemperanza alla legge sulla privacy vigente.

Edifici

Il modulo “Edifici” consente alla segreteria scolastica di inserire i dati relativi agli edifici scolastici che compongono l’istituto o di verificarne la correttezza se precedentemente inseriti e, se necessario, di modificarli. L’edificio è la struttura fisica nella quale sono ubicate le classi dell’istituto ed è contrassegnato da un indirizzo. La definizione di edificio NON coincide con il concetto di plesso o di meccanografico di plesso.

Modulo web “Edifici”

Per ciascun edificio, sono disponibili due funzioni:

• “Salva dati” per confermare la presenza dell’edificio e dei dati ad esso associati.

• “Elimina edificio” per eliminare un edificio che non fa più parte dell’istituto. Non è possibile eliminare un edificio registrato come “Sede centrale” poiché ad ogni istituto deve essere associato almeno un edificio.

“Aggiungi edificio”

Con la funzione “Aggiungi edificio”, disponibile in fondo alla pagina, si attiva una sezione per l’inserimento dei dati di un nuovo edificio. Cosa fare con la funzione “Aggiungi edificio”? Gli edifici in cui si trovano classi appartenenti a plessi diversi devono essere dichiarati una volta sola poiché lo stabile è il medesimo e si trova al medesimo indirizzo. Si richiede, quindi, di NON inserire più volte lo stesso edificio differenziando l’indirizzo con descrizioni relative al tipo di plesso o al suo meccanografico. Devono essere riportati rispettivamente un esempio errato e uno corretto di definizione degli edifici.

Aule di informatica

Il modulo “Aule di informatica” consente alla segreteria scolastica di inserire i dati relativi alle aule di informatica e alle dotazioni informatiche (pc portatili o tablet) di cui dispone l’istituto o di verificarne la correttezza se precedentemente inseriti e, se necessario, di modificarli.

Nel modulo “Aule di informatica” devono essere inserite tutte le aule informatiche utilizzate dagli studenti. Per ciascuna aula sono disponibili due funzioni:

• “Salva dati” per confermare la presenza dell’aula di informatica e dei dati ad essa associati.

• “Elimina aula di informatica” per eliminare l’aula di informatica perché non è più a disposizione degli studenti dell’istituto.

“Aggiungi aula di informatica”

Con la funzione “Aggiungi aula di informatica” disponibile in fondo alla pagina, si attiva una sezione per l’inserimento di una nuova aula di informatica.

Per aggiungere una nuova aula di informatica è necessario inserire:

• il “Nome” con il quale si contraddistingue all’interno dell’istituto, sia esso documentato o di uso comune;

• l’“Edificio” in cui l’aula è ubicata selezionandolo dall’elenco degli edifici dichiarati;

• il “Numero di PC connessi” sia fissi che portatili presenti nell’aula connessi a Internet e a disposizione degli studenti dell’istituto;

• il “Numero di Tablet connessi”, presenti nell’aula connessi a Internet e a disposizione degli studenti dell’istituto.

Quando inserire la dicitura “Virtuale”

Nel caso in cui l’istituto avesse a disposizione degli studenti dei pc desktop o portatili o dei tablet connessi ad Internet non ubicati all’interno di una specifica aula di informatica, è necessario creare un’aula di informatica fittizia inserendo nel campo “Nome” la dicitura “VIRTUALE” e inserendo il numero totale dei PC sia fissi che portatili e dei Tablet connessi ad Internet. Nel caso in cui l’istituto usufruisse di aule di informatica messe a disposizione da altre istituzioni scolastiche, è necessario dichiarare i dati di queste aule avendo l’accortezza di inserire nel campo “Nome” il codice meccanografico dell’istituto ospitante e di selezionare l’indirizzo della sede centrale del proprio istituto per compilare il campo relativo all’ “Edificio”.