PNRR – Investimento 1.2 “Abilitazione al cloud per le PA Locali” – Scuole

A seguito della pubblicazione delle linee guida per il completamento delle attività e verifiche tecniche Avvisi 1.2 abbiamo acquisito maggiori elementi tecnici, grazie anche a recenti interlocuzioni con il Dipartimento per la Trasformazione Digitale (in acronimo DTD).

Semplificando i “tecnicismi collaterali” della misura 1.2, abbiamo ritenuto opportuno diramare questa comunicazione nella comune volontà di supportare al meglio le Scuole.

Volendo pervenire alla concreta realizzazione dei progetti, lo scopo è arrivare ad ottenere esito positivo durante la fase finale del processo di verifica e asseverazione (verbale di conformità) per tutti i servizi richiesti e scongiurare la decadenza dell’intero finanziamento nel caso in cui uno dei criteri di conformità risultassero non rispettati anche riguardo ad un solo servizio (software).

In via preliminare, evidenziamo i punti fondamentali attorno ai quali – a nostro avviso – ruota il processo di asseverazione:

• ORIGINE

Modalità di gestione dei dati presente nella Scuola al momento della migrazione.

• ON PREMISE DESTRUTTURATO

Si intende un sistema di gestione dei dati non dedicato e specifico ovvero mediante strumenti, software o altro, che la Scuola ha adattato per far fronte a particolari esigenze (Esempio: programmi di video scrittura, fogli di calcolo, form on line, ecc.).

• ON PREMISE STRUTTURATO

Si intende un sistema di gestione dei dati nativamente strutturato per assolvere il compito specifico a cui è dedicato (Esempio: programmi gestiti in modalità client/server i cui dati risiedono su server della scuola).

• CLOUD QUALIFICATO

Si intendono tutti quei servizi qualificati presso il Marketplace AgID gestiti da un fornitore e migrati verso un datacenter qualificato che soddisfa i requisiti dell’Allegato 4 (DNSH) dell’Avviso di finanziamento; La migrazione di un applicativo attualmente on premise (in locale) verso il cloud è prioritaria rispetto alle altre possibili migrazioni.

Nel ricordare quanto stabilito da norma AgID:

“Dal 1° aprile 2019 la Pubblica Amministrazione potrà acquisire solo servizi cloud qualificati e pubblicati sul “Catalogo dei servizi Cloud qualificati per la PA” (Cloud marketplace AgID)”

è opportuno, per i “non addetti ai lavori”, distinguere tra programmi impropriamente definiti “web” e servizi SaaS, poiché esistono numerose e variegate realtà all’interno delle scuole:

• registri elettronici che, pur avendo un’interfaccia WEB, in realtà sono a tutti gli effetti considerabili on premise strutturato;
• moduli di amministrazione trasparente gestita con semplici cartelle presenti sul sito della scuola e considerabili on premise destrutturato;
• siti web che non rispettano le norme AgID su accessibilità ed inclusione e che si basano su servizi non qualificati;

In pratica, per quanto attiene tutti i fornitori aderenti ad Assoscuola, risulta possibile finanziare il passaggio ad un servizio SaaS qualificato da tutte le seguenti origini:

• software on premise strutturato;
• software on premise destrutturato;
• gestione manuale/cartacea con ausilio di programmi di produttività individuale (assimilabile a software destrutturato);
• programmi che presentano una interfaccia web ma che di fatto non sono servizi SaaS qualificati, non sono cloud e/o si appoggiano a basi dati gestite tramite programmi on premises (assimilabile a software strutturato);
• pubblicazione di dati sul sito web della scuola tramite, ad esempio, l’accesso ad una specifica cartella dello stesso (assimilabile a software destrutturato):
• gestione del sito web della scuola tramite prodotti non qualificati e/o che non rispettano le diverse indicazioni AgID relative all’interfaccia, alla usabilità, alla accessibilità ed all’inclusività (assimilabile a software destrutturato);

ovvero utilizzare i finanziamenti messi a disposizione dalla misura 1.2 per migrare da realtà che non possono garantire resilienza e sicurezza a sistemi SaaS qualificati.

In riferimento alla procedura di asseverazione, ricordando che, anche nella volontà di uniformare i sistemi in uso internamente alla Scuola, NON È FINANZIABILE LA MIGRAZIONE DI UN PRODOTTO/SERVIZIO SAAS QUALIFICATO AD ALTRO SAAS QUALIFICATO sostituendo un fornitore ad un altro, riteniamo utile definire alcuni aspetti fondamentali del processo di asseverazione:

ALL’ATTO PRATICO DI ASSEVERAZIONE, QUALI PROGETTI SARANNO RITENUTI FINANZIABILI?

1. Saranno ritenuti finanziabili esclusivamente i progetti che supereranno con esito positivo la verifica di conformità (asseverazione) per tutti i servizi identificati all’interno del Piano di Migrazione ed indicati nella domanda di partecipazione al bando.
2. La verifica con esito negativo di conformità, anche di un solo servizio, per qualsiasi motivo e di qualsiasi fornitore,comprometterà l’intero progetto e comporterà la decadenza dell’intero finanziamento.

(Esempio: su 10 servizi (9 del fornitore A, 1 del fornitore B) la mancata asseverazione di uno dei dieci servizi determinerà la decadenza del finanziamento per tutti i 10 servizi richiesti)

3. Per la destinazione verso SaaS qualificato sono considerati finanziabili solo quei servizi/software che la scuola utilizza ancora oggi in modalità locale oppure in modo destrutturato.
4. Sono considerati altresì ammissibili a finanziamento (rimborso) i software il cui processo di migrazione sia stato avviato a decorrere dal 1 Febbraio 2020 con risorse finanziarie proprie della Scuola.

COME VERRA’ ESEGUITA LA VERIFICA DI CONFORMITA’ DELLA MIGRAZIONE RISPETTO AGLI SCENARI AMMISSIBILI?

1. Il processo di asseverazione avverrà per ogni singola scuola e per ogni singolo servizio;

tramite contatto diretto con la Scuola, insieme al personale dell’Ente, l‘asseveratore verificherà che la migrazione sia avvenuta con successo e che il servizio SaaS utilizzato sia funzionale e funzionante per lo scopo.

2. Il processo di asseverazione prevede le seguenti verifiche:

• Verifica del Fornitore e del Servizio Qualificato (AgID)

Dimostrazione che il fornitore del servizio CLOUD sia qualificato AgID per lo specifico servizio.

• Verifica dell’utilizzo del sistema SaaS in esercizio

Controllo della destinazione utilizzata per la migrazione tale che sia funzionante e funzionale allo scopo e completa con tutte le informazioni.

• Verifica sulla accessibilità dei servizi

Riscontro della raggiungibilità dei servizi (URL e lista di eventuali IP Pubblici utilizzati nella piattaforma).

• Verifica sull’attivazione in produzione

Accertamento che tutti i servizi siano attivi in produzione; eventuali ritardi dovranno essere dettagliatamente motivati e dovranno essere indicati i tempi previsti per l’attivazione del servizio;

• Verifica sull’origine della migrazione

Riscontro della dichiarazione sulla origine dei dati al fine di accertare che rientri negli scenari di migrazione finanziabili.

Considerando quanto previsto dall’iter di asseverazione, riteniamo utile segnalare che:

• tale operazione prevederà una dimostrazione di utilizzo del sistema SaaS attraverso una attività sincrona di verifica (video call o verifica in sede da parte dell’asseveratore) e richiederà, necessariamente, la presenza di un membro dell’Ente in grado di operare su ogni servizio preso in considerazione;
• la dichiarazione di origine dello scenario per ognuno dei servizi oggetto di migrazione implica che la scuola sia ragionevolmente in grado di attestare l’origine dei dati per ciascun servizio;
• qualsiasi dichiarazione potrà essere verificata “ex post” da ulteriori organismi di controllo e, ove risultante mendace, si configurerà come ipotesi di reato oltre ad essere motivo di revoca del finanziamento;
• nel corso dell’asseverazione, è possibile richiedere il supporto anche del fornitore di riferimento.

In virtù di quanto sopra, prima di procedere con il progetto, esortiamo tutte le Scuole a verificare attentamente, con il supporto dei propri fornitori, due aspetti fondamentali, per ogni servizio indicato nel progetto:

• l’origine del software già in uso nella scuola e l’incarico per la migrazione dei dati al nuovo servizio cloud;

(si ricorda che sono ammissibili solo servizi il cui affidamento sia avvenuto dopo il 1 febbraio 2020)

• la disponibilità del servizio richiesto in modalità SaaS qualificata AgID.

Nell’eventualità in cui emergano errori di valutazione, la scuola potrà rinunciare al finanziamento ed evitare che la verifica di conformità dia esito negativo.

Modalità di rinuncia

Se la candidatura è stata ammessa a finanziamento con la pubblicazione del decreto di finanziamento a valere sulla finestra di riferimento) “… è possibile utilizzare direttamente sulla Piattaforma l’apposita funzionalità per procedere all’annullamento della candidatura tramite il tasto “RINUNCIA”, presente alla fine della scheda progetto riferita alla candidatura di cui si richiede l’annullamento. Non sarà possibile in questo caso evadere le richieste di annullamento di candidature “finanziate” pervenute via PEC.

Se invece la candidatura è in stato “in verifica”, l’Ente deve inviare una PEC all’indirizzo [email protected] chiedendo l’annullamento della domanda.”

Nuova riapertura candidature per la richiesta del finanziamento (misura 1.2)

In data 7 dicembre 2022 sono state riaperte le candidature per la misura 1.2 “Abilitazione al Cloud per le PA Locali” Scuole – dicembre 2022. Novità principale rispetto alle precedenti, è il numero minimo dei servizi finanziabili che da 3 passa ad 1.

Nel caso quindi delle Scuole la Full Migration è identificata come la migrazione di un numero minimo di 1 fino ad un massimo di 23 servizi, a seconda delle necessità del singolo istituto. (link)

Considerato che risultano ancora disponibili risorse economiche relative ai fondi PNRR stanziati per la misura 1.2 pari a 40 milioni di euro, invitiamo tutte le scuole, sempre in concerto con il proprio fornitore, a partecipare a questa importante occasione per finanziare l’adeguamento dell’intero sistema scuola verso servizi SaaS qualificati AgID che possono garantirvi sicurezza e resilienza.

Al fine di evitare spiacevoli sorprese in fase di asseverazione, tenuto conto del sinergico e solido rapporto di collaborazione tra le Aziende fornitrici e le Scuole, incentrato sulla comune volontà di realizzare i progetti di migrazione al cloud, riteniamo opportuno che ciascun Ente contatti il proprio fornitore e verifichi puntualmente che il progetto presentato rientri nei parametri di ammissibilità previsti dalla procedura di asseverazione.