Privacy tra i banchi di scuola e il “Garante per la protezione dei dati personali”: in allegato un esempio di circolare informativa

Il tema della Privacy entra a pieno titolo tra i banchi di scuola, come ha avuto modo di sottolineare il “Garante per la protezione dei dati personali” che in svariate occasioni si è soffermato su: trattamento dei dati personali; telecamere; retta e servizio mensa; questionari per attività di ricerca; voti, scrutini, esami di Stato; inserimento professionale; recite e gite scolastiche; cellulari e tablet; temi in classe

I chiarimenti del “Garante per la protezione dei dati personali”

Il “Garante per la protezione dei dati personali” ha fornito, in più occasioni, chiarimenti sulla corretta applicazione della normativa in materia di protezione dei dati personali anche in un ambiente come quello scolastico nel quale la protezione dovrebbe essere ad altissimo livello trattando, nella maggior parte di casi, dati sensibilissimi di minori. Ciò al fine di sviluppare nella comunità scolastica (della quale fanno parte, non solo docenti e personale ATA, ma anche alunni e famiglie) una sempre maggiore coscienza dei propri diritti e congiuntamente dei propri doveri.

Iscrizione e registri onLine, pagella elettronica

In attesa di poter esprimere il previsto parere sui provvedimenti attuativi del Ministero dell’istruzione riguardo all’iscrizione onLine degli studenti, all’adozione dei registri onLine e alla consultazione della pagella via web, il “Garante per la protezione dei dati personali” auspica l’adozione di adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati.

Voti, scrutini, esami di Stato

I voti dei compiti in classe e delle interrogazioni, gli esiti degli scrutini o degli esami di Stato sono pubblici ribadisce, se mai ci fosse stato bisogno, il “Garante per la protezione dei dati personali”. Le informazioni sul rendimento scolastico sono soggette ad un regime di trasparenza e il regime della loro conoscibilità è stabilito dal Ministero dell’istruzione. È necessario però, nel pubblicare voti degli scrutini e degli esami nei tabelloni, che l’istituto eviti di dare, anche indirettamente, informazioni sulle condizioni di salute degli studenti: il nesso alle “prove differenziate” sostenute dagli studenti portatori di handicap, ad esempio, non deve, assolutamente, essere introdotto nei tabelloni, ma deve essere indicato soltanto nell’attestazione da rilasciare allo studente.

La guida del Garante per la protezione dei dati personali dedicata alla scuola

A tal fine, è stata pubblicata sul sito del MIUR la guida del Garante per la protezione dei dati personali dedicata alla scuola, che fornisce risposte esaustive su una molteplicità di domande comuni. A seguire i principali temi che è necessario conoscere e sui quali il Garante è tornato più volte.

Temi in classe

Riguardo a questo tema trattato, il “Garante per la protezione dei dati personali”, ha sottolineato che “Non lede la privacy l’insegnante che assegna ai propri alunni lo svolgimento di temi in classe riguardanti il loro mondo personale. Sta invece nella sensibilità dell’insegnante, nel momento in cui gli elaborati vengono letti in classe, trovare l’equilibrio tra esigenze didattiche e tutela della riservatezza, specialmente se si tratta di argomenti delicati”.

Recite e gite scolastiche

Non violano la privacy – sottolinea il “Garante per la protezione dei dati personali” – le riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante le recite, le gite e i saggi scolastici. Le immagini in questi casi sono raccolte a fini personali e destinati ad un ambito familiare o amicale; nel caso in cui si intenda pubblicarle o diffonderle in rete, anche sui social network, è necessario ottenere il consenso delle persone presenti nei video o nelle foto.

Retta e servizio mensa

Diventa grave la violazione di quella istituzione scolastica che pubblica sul sito della scuola il nome e cognome degli studenti i cui genitori sono in ritardo nel pagamento della retta o del servizio mensa. “Lo stesso vale – sottolinea il “Garante per la protezione dei dati personali” – per gli studenti che usufruiscono gratuitamente del servizio mensa in quanto appartenenti a famiglie con reddito minimo o a fasce deboli”.

Gli avvisi onLine

Gli avvisi onLine – sottolinea il “Garante per la protezione dei dati personali” – devono avere carattere generale, mentre le comunicazioni indirizzate alle singole persone, devono essere a carattere individuale. A salvaguardia della trasparenza sulla gestione delle risorse scolastiche, restano ferme le regole sull’accesso ai documenti amministrativi da parte delle persone interessate.

Telecamere e cancellazione delle immagini registrate

Si possono in generale installare telecamere all’interno degli istituti scolastici, ma devono funzionare solo negli orari di chiusura degli istituti e la loro presenza deve essere segnalata con cartelli. Se le riprese riguardano l’esterno della scuola, l’angolo visuale delle telecamere deve essere opportunamente delimitato. Le immagini registrate devono essere cancellate in generale dopo 24 ore.

Inserimento professionale

Al fine di agevolare l’orientamento, la formazione e l’inserimento professionale, le scuole, su richiesta degli studenti, possono comunicare e diffondere alle aziende private e alle pubbliche amministrazioni i dati personali dei ragazzi.

L’attività di ricerca con la raccolta di informazioni personali

L’attività di ricerca con la raccolta di informazioni personali tramite questionari da sottoporre agli studenti può ed è consentita solamente se gli studenti e i relativi genitori sono stati precedentemente informati sugli scopi della ricerca, le modalità del trattamento dei relativi dati e le misure di sicurezza eventualmente adottate dalla scuola. Gli studenti e i genitori – precisa il “Garante per la protezione dei dati personali” – devono essere lasciati liberi di non aderire all’iniziativa.

Cellulari e consensi vari

Tema più sensibile quello relativo all’uso di cellulari e smartphone all’interno della scuola e, talvolta, delle classi. Il “Garante per la protezione dei dati personali” sottolinea che tale uso “è in genere consentito per fini strettamente personali, ad esempio per registrare le lezioni, e sempre nel rispetto delle persone”. Ma ribadisce, in maniera puntuale, come, “spetta comunque agli istituti scolastici decidere nella loro autonomia come regolamentare o se vietare del tutto l’uso dei cellulari. Non si possono diffondere immagini, video o foto sul web se non con il consenso delle persone riprese. È bene ricordare che la diffusione di filmati e foto che ledono la riservatezza e la dignità delle persone può far incorrere lo studente in sanzioni disciplinari e pecuniarie o perfino in veri e propri reati”.

L’uso dei tablet e le cautele da impiegare

“Stesse cautele – sottolinea il “Garante per la protezione dei dati personali” – vanno previste per l’uso dei tablet, se usati a fini di registrazione e non soltanto per fini didattici o per consultare in classe libri elettronici e testi on line.

Trattamento dei dati personali

Il “Garante per la protezione dei dati personali” precisa che le scuole devono rendere noti alle famiglie e ai ragazzi, attraverso un’adeguata informativa, i dati che raccolgono e le modalità di utilizzo degli stessi. Spesso le scuole utilizzano nella loro attività quotidiana dati delicati – come quelli riguardanti le origini etniche, le convinzioni religiose, lo stato di salute – anche per fornire semplici servizi, come ad esempio la mensa. È bene rammentare che, nel trattare queste categorie di notizie, gli istituti scolastici devono porre molta cautela, in conformità al regolamento sui dati sensibili, adottato dal Ministero dell’istruzione. Famiglie e allievi hanno diritto di conoscere quali informazioni sono trattate dall’istituto scolastico, farle rettificare se inesatte, incomplete o non aggiornate.

Il responsabile della mancata esecuzione degli adempimenti previsti dal D.Lgs. n.196/2003 e del Regolamento UE 2016/679

Si precisa che il titolare (dirigente scolastico) è sempre e comunque responsabile della mancata esecuzione degli adempimenti previsti dal D.Lgs. n.196/2003 e del Regolamento UE 2016/679. Tuttavia le responsabilità, per l’inosservanza delle istruzioni impartite dal titolare e/o dai responsabili, possono riguardare anche gli incaricati (docenti e personale non docente) che non rispettino o non adottino le misure necessarie.

La circolare informativa

In allegato la circolare della dirigente scolastico prof.ssa T. Chiara Pasquini con oggetto “Vademecum sul trattamento dei dati (privacy)”. Si tratta di un eccellente documento per rendere edotto tutto il personale sul “trattamento dei dati lecito dei propri dati e garantito da adeguate misure di sicurezza”; è un modo brillante, inoltre, per comunicare le “misure operative cui tutto il personale dovrà scrupolosamente attenersi, oltre a quanto indicato nella lettera di incarico e nel Registro dei trattamenti”.