Proteggere la scuola dalle minacce informatiche, come fare. INTERVISTA a Fabrizio Bottacchiari. Scarica format di manuale di gestione documentale

Tutti noi siamo consapevoli del fatto che una rapina e un furto sono illegali e, talvolta, pericolosi. Le persone trovano ancora molto prudente, nonostante la videosorveglianza e gli allarmi nelle abitazioni, chiudere a chiave porte e finestre nelle loro case prima di recarsi a lavoro, di andare a letto la sera o di partire anche per un breve viaggio. Nella stessa maniera anche noi operatori della scuola dovremmo ritenere utile e necessario rendere più sicuri e bloccare i nostri sistemi informativi dell’Istituto. Come le persone che chiudono a chiave le porte, le scuole si devono, seriamente, preoccupare di proteggere le loro preziose risorse, comprese le informazioni riservate contenute nei registri degli studenti e del personale.

Gli armadietti chiusi a chiave nelle segreterie chiusi a chiave…e oggi?

Prima dell’uso diffuso dei computer, i dirigenti scolastici, i docenti e il personale di segreteria, a vario titolo e con varie responsabilità, erano responsabili della salvaguardia dei documenti cartacei che venivano spesso conservati negli schedari. Gli armadietti erano probabilmente chiusi a chiave nell’ufficio del preside o nelle segreterie (lo sono, ancora, per la verità, dal momento che la dematerializzazione è solo sulla carta e non certo sostanziale), e forse erano essi stessi chiusi a chiave. Forse il preside o il direttore didattico (ora i dirigenti scolastici) aveva l’unica chiave; al massimo ne veniva data copia al segretario della scuola (ora DSGA) in caso di imprevisti. Negli ultimi anni, tuttavia, la maggior parte delle istituzioni scolastiche si è unita, ad altre entità del settore pubblico e privato, nell’adottare la tecnologia come mezzo principale con cui organizzare e accedere alle informazioni. Condivisione di informazioni tramite computer e reti ha dimostrato più e più volte di essere un modo conveniente per fare le cose. In effetti, la società odierna fa affidamento sui computer ora più che mai e molto probabilmente continuerà ad aumentare il suo uso della tecnologia.

Il valore e il potere dell’informatizzazione

Come si suole dire, l’informazione è diventata il vero potere delle scuole. Nelle scuole, è la tecnologia e l’informatizzazione il vero potere che rende più efficiente l’intero processo educativo-gestionale-amministrativo. Le informazioni su studenti, personale, corsi, programmi, strutture e attività fiscali vengono raccolte e conservate in modo che le scuole possano coordinare efficacemente i servizi offerti agli studenti, misurare i progressi nell’apprendimento, assegnare e monitorare le responsabilità del personale e l’utilizzo delle risorse e fornire altri servizi di valore alle loro comunità.

Fabrizio Bottacchiari ci spiega cosa è cambiato e come proteggersi

Fabrizio Bottacchiari, originario di Fiumicino (RM) e attualmente residente a Roma è, certamente, una delle autorità del settore. Nato nel 1985, ha iniziato a lavorare come autonomo nel 2007, dopo circa tre anni ha costituito la sua prima società di capitali che attualmente possiede e porta avanti con tanta passione. La sua formazione accademica in Ingegneria Informatica gli ha dato una solida base per progettare, creare e lanciare progetti web-based. Come egli stesso ribadisce «Sono entrato nel mondo del web nei primi anni del 2000 e nel 2004 ho pubblicato il mio primo sito web, sviluppato interamente da solo. Sono stato coinvolto in molte iniziative innovative nel settore, come ad esempio “WE DU! – Decoro Urbano”, il primo strumento mobile in Italia che ha reso possibile la comunicazione tra cittadino e Pubblica Amministrazione».

In questi mesi molte scuole hanno ricevuto email da MonitorPA e da altri soggetti che hanno richiesto delucidazioni sulla sicurezza dei sistemi informativi del suo Istituto Scolastico. Di cosa si tratta?

«MonitoraPA è un sistema di monitoraggio che mira a rendere più trasparente e accessibile l’operato delle pubbliche amministrazioni in Italia. Si basa su una piattaforma che raccoglie informazioni sulle attività svolte dalle PA come contratti pubblici, gare d’appalto e altre informazioni di interesse pubblico. In questo modo, MonitoraPA contribuisce a promuovere la trasparenza e la responsabilità nell’utilizzo dei fondi pubblici, supportando il controllo democratico sull’operato delle istituzioni pubbliche. Rispondendo alla domanda, si tratta di verifiche sulla sicurezza dei sistemi informatici delle scuole per garantire che i dati e le informazioni sensibili degli studenti e del personale scolastico siano protetti e al sicuro da eventuali minacce informatiche. Queste verifiche hanno coinvolto controlli sulla conformità alle norme e ai regolamenti sulla privacy, in particolar modo sull’implementazione di strumenti in cloud offerti da colossi come Google e Microsoft».

È possibile proteggere la scuola dalle minacce informatiche? Come?

«Ci sono alcune misure di sicurezza che possono aiutare a prevenire attacchi informatici e mantenere la sicurezza dei sistemi e delle informazioni della scuola:

• Aggiornamento software: mantenere il software e i sistemi operativi della scuola sempre aggiornati aiuta a proteggere da eventuali vulnerabilità.
• Antivirus e firewall: utilizzare un buon software antivirus e configurare correttamente un firewall può aiutare a prevenire gli attacchi informatici.
• Password sicure: insegnare agli studenti e al personale scolastico ad utilizzare password forti e uniche per proteggere i propri account.
• Addestramento alla sicurezza informatica: insegnare agli studenti e al personale le buone pratiche per la sicurezza informatica, come evitare di aprire email sospette o di scaricare file dai siti web non affidabili.
• Backup regolari: eseguire backup regolari dei dati della scuola in modo da poterli recuperare in caso di perdita o danneggiamento.».

Format di manuale per la gestione dei flussi documentali delle Istituzioni scolastiche

In allegato il Format di manuale per la gestione dei flussi documentali delle Istituzioni scolastiche elaborato dal Ministero dell’Istruzione e dal Ministero della Cultura. Ottimo esempio per la gestione dei flussi documentali delle scuole.

 Gestione documentale Format di manuale di gestione documentale versione finale