Consigli per i futuri DS: come scrivere un atto amministrativo – Tuttoscuola,

Come scrivere un attimo amministrativo da Dirigente Scolastico? Spesso i docenti guardano alla teoria con rispetto ma anche con sospetto, consapevoli che al momento di tradurla in pratica, la mattina, a scuola, si troveranno davanti ad interrogativi e dubbi. Nel delicato passaggio dal ruolo di docente a quello di dirigente scolastico, questo è ancora più vero perché molti che non hanno avuto l’esperienza da primo o secondo collaboratore non hanno ancora avuto a che fare con la parte, diciamo, “delle carte” che i ds devono ogni giorno scrivere. Vediamo dunque di entrare nel concreto, in schemi che è sempre possibile usare, declinandoli a seconda delle varie occasioni.

Come abbiamo detto nelle due rubriche precedenti, la sburocratizzazione del linguaggio è affar di lungo corso. A tal proposito, cosi come  nel primo appuntamento ho citato Cassese e De Mauro, in questo terzo propongo qualche riga di Vincenzo Monti, tratta da “Introduzione a Della necessità dell’eloquenza”, del 1804 (in Id., Prose varie, Milano, 1841, pp. 251-252.): “Licurgo era solito di sacrificare alle Muse onde averle propizie nella sposizione delle sue leggi. Io non so quanto le Muse sorridano alla discussione e sanzione delle moderne; so bene che senza un linguaggio a tutti palese, a tutti limpido, evidentissimo, le leggi diventano non regola di doveri, ma semenzaio di fraudolenze e d’errori, e di liti e di dispute scandalose; so, a dir breve con Cicerone, che le armi fondano le repubbliche, l’eloquenza le custodisce, e vuolsi qui intendere per eloquenza una ben parlante Politica…   e fu sentenza di profondo uomo di stato quella di Sofocle nel Filottete, ove disse che non la mano, ma la lingua governa tutto fra gli uomini…”

Assodato che il linguaggio non deve essere burocratico, vediamo ora come affrontare il foglio di Word quando ci si accinge a scrivere un atto amministrativo. Senza impazzire nei meandri del diritto, è bene tenere a mente tre cose: ogni atto che si scrive deve essere perfetto, efficace e valido.

Ogni atto amministrativo avrà dunque tre aspetti: uno strutturale (cioè, il preambolo, la motivazione, il dispositivo), uno sostanziale (i contenuti che inserite nel preambolo, nella motivazione e nel dispositivo), uno formale (le tecniche di redazione e stilistiche che usate per scrivere, e di cui abbiamo già iniziato a trattare). Ovviamente è possibile studiare nei manuali di diritto l’intero procedimento amministrativo dato che ne andremo a incarnare la figura cardine, responsabile degli adempimenti istruttori, eanche le sue patologie (la nullità, se si scrive un atto non idoneo a produrre effetti; l’annullabilità, se si scrive un atto idoneo ma invalido a produrre temporaneamente i suoi effetti e l’inesistenza). In tema di comunicazione, non si deve mai lasciare niente al caso perché ogni elemento trascurato ha la potenzialità di diventare un problema capace di sottrarvi tempo prezioso che invece potete dedicare ad altro.

Per non “perdere qualche pezzo”, ricordare sempre che un atto, generalmente,  ha sette parti  (aspetto strutturale) e che in queste sette parti  bisognerà inserire i propri contenuti (l’aspetto sostanziale). E’ importante controllae che ci siano tutti prima di spedire!

Facciamo un esempio concreto: si deve nominare il responsabile delle pubblicazioni nel sito web della propria scuola.

Il decreto dovrà quindi avere:

1. L’intestazione della scuola

Sembra scontato, ma meglio non dimenticarlo. Controllare che nell’intestazione ci siano i riferimenti di pec, telefono, ecc della propria scuola. E controllare che sia stato aggiornato il nome del Ministero, dato che cambia a seconda dei governi. Aggiornare le carte intestate è un compito della segreteria, assicurarsi che sia stato fatto, che non manchino lettere o numeri nel codice meccanografico che precede la @ nell’indirizzo mail, che i numeri siano aggiornati. 

2. Il preambolo

Inserire gli elementi di diritto (cioè l’indicazione delle norme giuridiche, delle circolari, delle sentenze giurisprudenziali, ecc) e di fatto (l’indicazione dei fatti; l’indicazione degli atti  e dei documenti che avete acquisito come pareri e valutazioni tecniche,  verbali, certificati ecc; l’indicazione degli accertamenti cioè la descrizione dei risultati  e dei dati emersi in seguito alle vostre verifiche).  In genere si usano le seguenti formule:  Premesso che … (quando volete indicare il comportamento del destinatario del provvedimento, oppure atti di diversa natura come una istanza presentata dall’interessato,  norme giuridiche da applicare che hanno determinato l’avvio del procedimento, ecc);  Preso atto che… (formula da usare per attestare circostanze ed elementi obiettivi che vi limitate ad illustrare senza alcuna valutazione);  Accertato che – Verificato che – Constatato che (formule che potete usare quando volete indicare il risultato di una indagine svolta su approfondito esame di documenti), oppure Rilevato che … ( formula da utilizzare quando avete elementi o circostanze accertate o note); Visto… E’ la formula da usare per il richiamo sintetico delle norme giuridiche; Richiamato … è  la formula da utilizzare per  citare la giurisprudenza e la dottrina alla base della vostra delibera 

Torniamo al a nomina del responsabile delle pubblicazioni nel sito web della vostra scuola. Nel preambolo si deve quindi citare la normativa, spiegandola: accanto al numero della legge, spiegate di cosa tratta

VISTO il Codice dell’Amministrazione digitale (CAD), approvato con D.lgs n. 82/2005, come riformato con D.lgs 235/2010;
VISTO il DPR 1.03.2005, n. 75, concernente il regolamento di attuazione della legge n.4/2004, per favorire l’accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici, in base al quale è fatto obbligo di “nominare un responsabile dell’accessibilità da individuare tra il personale dirigenziale in servizio, la cui funzione, in assenza di specifica designazione è svolta dal responsabile dei sistemi informativi” (art. 9, combinato disposto commi 1 e 3);
CONSIDERATO che per effetto del suddetto DPR n. 75/2005 e del D.lgs n. 33/2013 di riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle Pubbliche Amministrazioni, le medesime “Provvedono agli
adempimenti previsti con le risorse umane, strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente” e, pertanto, dall’attuazione del presente obbligo non derivano nuovi o maggiori oneri a carico delle amministrazioni interessate e per lo svolgimento di tale
funzione non è previsto alcun compenso aggiuntivo;
VISTE le linee guida per i siti web della P.A. (edizione 2010) dove si chiarisce che il Responsabile dell’Accessibilità Informatica costituisce il punto di riferimento dell’Amministrazione per tutte le iniziative connesse al rispetto della Legge n. 4/2004 “Disposizioni per favorire l’accesso ai soggetti disabili agli strumenti informatici” e dei successivi decreti attuativi, oltre ad essere la figura individuata per la costante valutazione del livello di accessibilità e di fruibilità del sito web dell’Ente;
PRECISATO che la Legge 4/2004, con la definizione “accessibilità” intende riferirsi alla capacità dei sistemi informatici, nelle forme e nei limiti consentiti dalle conoscenze tecnologiche, di erogare servizi e fornire informazioni fruibili, senza discriminazioni, anche
da parte di coloro che a causa di disabilità necessitano di tecnologie  o configurazioni particolari;
 DATO ATTO che tali obblighi riguardano i prodotti hardware e software (compresi i siti web) delle Pubbliche Amministrazioni e pertanto richiedono, in capo al responsabile in materia di accessibilità, specifiche conoscenze in campo informatico;
VISTO l’art. 9 del D.L. 179/2012 “Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese” che inserisce una serie di nuove responsabilità, ben descritte nella circolare n. 61/2013 dell’Agenzia per l’Italia Digitale, tra cui l’obbligo di garantire la pubblicazione di documenti accessibili e di definire una serie di obiettivi annuali in materia di miglioramento e/o stabilizzazione dell’accessibilità di informazioni, servizi e postazioni di lavoro;
VISTA la Circolare n. 1/2016 dell’Agenzia per l’Italia Digitale avente ad oggetto: aggiornamento della Circolare AgID n. 61/2013 del 29 marzo 2013 in tema di accessibilità dei siti web e servizi informatici. Obblighi delle pubbliche amministrazioni;
VISTO il D.lgs 150/2009 in materia di misurazione e valutazione della performance individuale dei Responsabili di Servizio;
VISTO il D.lgs 165/2001 in materia di responsabilità dirigenziale e disciplinare;
VISTO il D.lgs n. 33/2013;

Chiaramente è solo un esempio. Andiamo ora alla terza parte: la motivazione. 

Ricordare sempre che, secondo l’art.3 della legge 241/90 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” (aggiornata dal decreto legislativo del 31 maggio 2021 n 77 poi convertito, con modificazioni, dalla Legge n 108 del 29 luglio 2021),  i provvedimenti amministrativi devono essere motivati indicando i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la vostra decisione. Lo ripeto: in questa terza parte dell’atto vanno inserite le ragioni giuridiche e le valutazioni degli interessi che sono a fondamento dello specifico atto amministrativo che volete adottare. Mentre le ragioni giuridiche devono essere presenti in tutti i tipi di atti amministrativi, la valutazione degli interessi è presente solo negli atti che hanno un minimo margine di discrezionalità. Esempio: Ritenuto che – Valutato che – Considerato che… ( seguite un iter logico: esponete prima le ragioni giuridiche e le valutazioni degli interessi generali e poi specificate quelli particolari legati al singolo caso)

In questo caso semplice, si potrebbe scrivere una cosa del tipo:

RITENUTO di poter individuare nel docente XY il responsabile della pubblicazione dei contenuti e dell’accessibilità del sito web della Scuola Secondaria xy di…

La quarta parte è il dispositivo. E’ la parte precettiva dell’atto amministrativo e costituisce la dichiarazione di volontà vera e propria dell’organo che adotta l’atto. Il verbo chiave è tipo: delibera, ordina, determina ecc

Tornando al nostro esempio, il dirigente scolastico

 DECRETA
• Di nominare Responsabile della pubblicazione dei contenuti e dell’accessibilità del sito web della Scuola Superiore di… il prof. xy;
• Di dare atto che il presente provvedimento non comporta alcun onere finanziario in capo all’Ente;
• Di disporre che si effettui:
– la pubblicazione all’albo pretorio on line, con valore anche di atto di conoscenza delle rappresentanze sindacali;
– l’inserimento nel sito istituzionale dell’Ente, sezione “Amministrazione Trasparente”;
– la notifica al prof xy, per la puntuale osservanza delle norme sui contenuti degli atti e l’accessibilità al sito web della scuola.

Infine, le ultime tre parti.

5. Il luogo. Indicare il luogo in cui l’atto amministrativo è stato adottato, vale a dire il paese o la città dove si trova la vostra scuola.

6. La data. Può essere posta all’inizio o alla fine dell’atto ed indica il momento dell’adozione dell’atto

7. La firma. Il Dirigente Scolastico XY

A questo punto è possibile protocollare e inviare.

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